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従業員を雇用した経験のない方には、「初めての採用」は不安があるのではないでしょうか。
はじめての採用決定から業務開始までの手続きをスムーズに行うために、本記事では、採用決定後の入社手続きと、その必要書類について解説しました。
- 採用後、社員に提出してもらう必要書類
- 採用した会社側が行う手続き
雇用形態を確認する
入社する従業員が正社員か非正社員かを確認しましょう。雇用形態によって、採用に際して必要な書類が異なる場合があります。
正社員
正社員とは、雇用期間の定めのない雇用契約であり、就業規則に明記されている所定労働時間がフルタイムの従業員を指します。
非正社員
非正社員とは、契約社員やパート社員、アルバイトなどをいいます。正社員との違いとしては、雇用期間が決まっていることや正社員より勤務時間が短いことなどです。
上記の雇用形態を確認してから、それぞれで必要な書類を把握していきましょう。
採用された社員が記入する書類
採用された社員が記入する必要のある書類をみていきます。
必須の書類
全ての従業員に記入・提出してもらう書類は以下です。
- 雇用保険被保険者証
- マイナンバーカードの写し、マイナンバー通知カードと身元確認書類
- 給与所得者の扶養控除等の申告書
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、「雇用保険に加入した際に発行される証明書」であり、会社を退職する際に受け取る書類です。前職があり、新たに正社員として入社する場合には提出してもらう必要があります。
転職により働く会社が変わっても雇用保険被保険者番号は引き継がれるため、雇用保険加入手続きに必要となっています。
また非正社員（契約社員、アルバイト、パート社員）としての採用者でも、一定の適用要件を満たせば、雇用保険に加入できます。
労働契約期間が31日以上で、かつ1週間の所定労働時間が20時間以上となる場合には雇用保険加入対象となりますので、こちらも前職がある場合には提出してもらいましょう。
マイナンバーカードの写し、マイナンバー通知カードと身元確認書類
マイナンバーは雇用保険加入手続き・社会保険加入手続き・年末調整に必要です。
正社員全員と、年末調整が必要となる非正社員に提出してもらいましょう。提出してもらったマイナンバーは、マイナンバー法の安全管理措置に従い保管しなければなりません。
給与所得者の扶養控除等の申告書
正社員としての採用者は全員提出が必要です。
非正社員として採用で、複数の仕事を行なっている方は、主に給与を受けている会社が別の場合、そちらに扶養控除等申告書を提出している場合には提出してもらう必要はありません。扶養控除等申告書を提出していない方の給与計算では、所得税は源泉徴収税額表の乙欄を使用します。
給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書は国税庁のHPで入手できます。
場合によって必要な書類
会社や雇用する従業員によって必要となる書類の代表的なものは以下になります。
- 身元保証書
- 源泉徴収票
- 誓約書
- 銀行口座振込同意書
- 住民票記載事項証明書
それぞれ解説していきます。
身元保証書
従業員が会社に損害を与えた場合に、保証人が賠償責任を負うことを約束する書類です。
例えば会社に損害を与えるケースとして、不法行為や債務不履行などが挙げられます。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、1年間で支払った給与と徴収した税金の金額が記載された用紙です。
前職がある場合に提出をしてもらいます。年末調整の際に必要です。
誓約書
雇用する従業員に守ってもらう項目を記載した書類です。項目の一例として守秘義務に関する内容が挙げられます。
銀行口座振込同意書
口座振込同意書とは、社員の入社時に給与の振込先の口座を指定することと、給与振込に同意をしてもらうための書式です。
入社後、給与振込先の口座を変更する際にも使用できます。
住民票記載事項証明書
履歴書に記載している氏名や生年月日、現住所の確認のため提出してもらいます。
その他上記以外にも、場合によっては必要となる書類はございますので、適宜確認していきましょう。
採用した会社側が行う手続き
社員を採用した会社側が行わなければならない手続きは、以下3点の労務関係資料の作成です。
- 労働者名簿
- 出勤簿
- 賃金台帳
これらは「法定三帳簿」と呼ばれ、労働基準法によって企業に義務付けられている書類です。それぞれ解説していきます。
労働者名簿
労働者名簿は、従業員を雇っている全ての会社に作成する義務があります。性別、住所、業務の書類、入社の年月日など定められた項目を記載し、保管しておく義務が課せられます。全ての従業員が対象です。
出勤簿
出勤簿とは、従業員の勤務状況を記載する書類です。
必要な項目としては各労働者の出勤日と労働日数や日別の労働時間数などが挙げられます。全ての従業員が対象です。
賃金台帳
賃金台帳とは各労働者の賃金の計算期間や労働日数など従業員への給与支払い状況を記載した書類です。全ての従業員が対象です。
入社手続きのまとめ
今回の記事では、採用後に必要な手続きについて必要書類を紹介しつつまとめました。
原則として、入社した全ての従業員に記入・提出してもらう書類は以下の通りでした。
- 雇用保険被保険者証
- マイナンバーカードの写し、マイナンバー通知カードと身元確認書類
- 給与所得者の扶養控除等の申告書
また、従業員の状況に応じて、以下の書類の提出も必要でした。
- 身元保証書
- 源泉徴収票
- 誓約書
- 銀行口座振込同意書
- 住民票記載事項証明書
社員を採用した会社側では、以下の書類の作成が必要でした。
- 労働者名簿
- 出勤簿
- 賃金台帳
採用決定！で終わりではなく、入社する社員に気持ちよく働いてもらうために、スムーズに入社手続きが完結できるとよいですよね。
入社後、円滑に業務を開始し、安心して業務に集中してもらうためにも、事前に流れを把握しておきましょう。
