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確定申告の経費計算に領収書が必要なことはよく知られています。しかし、経費計算を終えた領収書の保管については、あまり意識したことがないのではないでしょうか？
そこで、この記事では領収書の保管期間と保管方法について解説します。
- 法人・個人事業主における領収書の保管期間
- 紙や電子データによる領収書の保管方法
領収書に関する知識は「領収書の書き方から保管方法まで。領収書に関する知識をまとめて解説」にまとめています。
領収書の保管期間
領収書の保管期間は、
- 法人
- 個人事業主
のどちらかによって異なります。
法人における保管期間
すべての法人は、法人税法で原則7年間の領収書保管が義務付けられています。
この保管期間の起算点は、領収書発行日ではなく法人税申告期限日です。そのため、領収書は法人税申告期限日から7年間保管することになります。
また、法人税の確定申告書申告期限は、原則として事業年度末から2ヵ月後となります。
以上をふまえて、事業年度末が2020年12月31日であったと仮定すると保管期間は次のようになります。
法人税の申告期限：2020年2月31日
領収書の保管期間：2027年2月31日
個人事業主における保管期間
個人事業主は、所得税法で保管期間が定められており、次の2つで期間が異なります。
- 青色申告の場合
- 白色申告の場合
どちらも保管期間の起算点は確定申告提出期限の翌日からであり、法人の場合と同様です。
青色申告の場合
青色申告において、領収書の保管期間は7年間です。
ただし、申告した前々年の所得が300万円以下であった場合の保管期間は5年間になります。
白色申告の場合
白色申告において、領収書の保管期間は5年間です。
白色申告は、所得に関わらず領収書を5年間保存しなければなりません。
また、売上などを記帳する法定帳簿は7年間の保存が義務付けられています。そのため、領収書も7年間保管することをおすすめします。
さらに詳細な帳簿・書類の保管期間については以下をご参照下さい。
国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
領収書の保管方法
領収書の保管方法は次の2つがあります。
- 紙で保管する場合
- 電子データで保管する場合
紙で保管する場合
紙で保管する方法には次の3つがあります。
- 封筒にまとめて保管する
- ファイルに入れて保管する
- ノートに貼りつけて保管する
さらに、保管する上で意識しておきたいまとめ方のポイントは、
- ルールを設けて分けること
- 内容を記録してから保管すること
の2つです。普段から月別や費目別に分けることや、事業年度末には年度分をファイルしてまとめるなど、ルールを設定するとわかりやすくまとめられます。
また、領収書の内容を会計ソフトなどに入力してから保管することで、抜け漏れや重複を防ぐことができます。
いずれにしても、領収書を参照したい時にすぐ取り出せることが大切です。
電子データで保管する場合
一定の要件を満たす場合に電子データにて保存することが認められています。一定の要件を満たさないと認められない点に注意が必要です。
帳簿類を電子データで保存することを認める「電子帳簿保存法」は時代の流れにあわせて2022年に改正されました。そのため、保存の仕方に様々な変更点があります。詳細に電子帳簿保存法を知りたい方は、以下をご参照下さい。
国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～」
さて、電子データで発行もしくは保管された領収書のことを「電子領収書」といい、
- PDF形式の領収書
- 紙の領収書を撮影またはスキャンした領収書
を電子領収書として扱うことができます。
この電子領収書を保管する方法には、社内サーバーやクラウドなどで保管する方法があります。電子データで保存できれば、紛失の心配なくデータを確実に保存できることや経費精算を効率化することができます。また、領収書を保管するスペースが必要なくなることも大きなメリットです。
領収書の保管期間まとめ
領収書の保管期間は法人と個人事業主で以下のような違いがありました。
個人事業主（青色申告）：7年間（前々年の所得が300万円以下の場合は5年間）
個人事業主（白色申告）：5年間
また、領収書の保管方法は、
- 紙で保管する場合
- 電子データで保管する場合
の2通りがありました。
領収書の保管期間・方法は法律の改正によって変更する可能性があります。そのため、改正の際には変更点を随時確認していくことが大切です。
