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「会社の備品を購入したけど、領収書の但し書きに何を書けばいいかわからない」
「『お品代として』は良くないって本当？」
「領収書の但し書きを自分で書くのはダメ？」
買い物で領収書を依頼した際に「但し書きはどうなさいますか？」と聞かれて、即答できなかったことはないでしょうか。
本記事では領収書の但し書きについて、以下のポイントに沿って解説しています。
- 領収書の但し書きとは何か
- 記入の際に気を付けたいポイント
- 領収書の但し書き項目例一覧
領収書を適切な形で提出できるよう、ぜひ参考にしてみてください。
領収書に関する知識は「領収書の書き方から保管方法まで。領収書に関する知識をまとめて解説」にまとめています。
領収書の但し書きとは
領収書の但し書きとは、店舗などで買い物をした際に代金を支払った商品やサービスを明確にするための項目です。
但し書きは一般的に「但し〇〇代として」「但し〇〇費として」のように記入します。
「〇〇代」だけではなく「として」を添える理由は、商品名が書き加えられることを防ぐためといわれています。
また、領収書の但し書きの欄が空白だと正式な領収書として認めてもらえないため、空白にはせず、適切な項目を記入してもらう必要があります。
領収書の但し書きで気を付けたいポイント
領収書の但し書き項目では以下の3点に気を付けましょう。
- 「お品代」は避け具体的に書く
- 店舗（発行者）に記入してもらう
- 複数商品の場合は代表的なものを記入してもらう
上記の3点が守られていないと上司や社内の経理担当者に不審に思われたり、税務調査の際に不正を疑われたりする恐れがあります。
経費精算がスムーズに進むよう、適切な記入を心がけましょう。
「お品代」は避け具体的に書く
店舗で領収書を依頼したときに「但し書きはお品代でよろしいですか？」と聞かれて「はい」と答えてしまったことはないでしょうか。
領収書の但し書きに「お品代として」と記載してもらうことはできるだけ避けましょう。「お品代」だけでは、何に対して支払いを行ったかがわかりません。
そのため本当に業務に必要なものを購入したのかの証明が難しくなり、不正を疑われる可能性があります。
領収書の但し書きには「お品代」ではなく、「セミナー参加費」「文房具代」など具体的に記入してもらいましょう。
店舗（発行者）に記入してもらう
領収書の但し書きは、店舗（発行者）側に記入してもらいましょう。
但し書きの欄が空白のまま領収書を受け取り、自分で但し書きを記入する行為は「領収書の改ざん・偽造」にあたる可能性があります。
この場合、領収書を発行した店舗も罪に問われることがあるため、但し書き欄を含めた領収書の必要事項は自分で書こうとせず、発行者側である店舗のスタッフ等に記入してもらいましょう。
複数商品の場合は代表的なものを記入してもらう
1つの店舗で複数種類の商品を購入した場合、領収書の但し書き欄には「代表的なもの」「高額なもの」を中心に、以下のように記入してもらいましょう。
- 書籍、文房具代として
- 軽食3人分、消耗品、他2点の代金として
領収書の但し書き欄のスペースは限られているため、沢山の商品を購入した際にすべての商品名を記入するのは難しくなります。
この場合は上記のように、「〇〇、〇〇代として」「〇〇、〇〇、他◯点の代金として」など、主に何を購入したかがわかるように但し書きを記入してもらいましょう。
領収書の但し書き項目一覧
領収書の但し書きは具体的にどのように書いたらよいか、項目例を一覧にしました。
経費精算などに利用する勘定科目も併記していますので、参考にしてみてください。
領収書の但し書き項目 まとめ
本記事では領収書の但し書きについて解説しました。以下に内容をまとめます。
- 領収書は店舗（発行者）側に記入してもらう
- 但し書きは「〇〇代として」のように記入してもらう
- 「お品代」ではなく具体的に書いてもらう
- 複数商品を購入した場合は高額なものや代表的なものを中心に記入してもらう
経費精算がスムーズに行えるよう、領収書の但し書きは適切な項目を記入してもらいましょう。
