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訴訟や契約の際に提出を求められる代表者事項証明書とはどのような書類なのでしょうか。また、どのように発行するのでしょうか。本記事では、使用する場面等もあわせて詳しく解説していきます。
- 代表者事項証明書とはどのようなものか
- 代表者事項証明書の発行方法
代表者事項証明書とは
代表者事項証明書とは、登記事項証明書の中の1つで、会社代表者の代表権の証明に特化した書類です。
登記事項証明書には他にもいくつかの種類があります。
- 現在事項証明書
- 閉鎖事項証明書
- 履歴事項証明書
記載事項が、会社法人等番号・商号・本店所在地・代表者の資格、氏名及び住所と少なく、他の3種類の登記事項証明書に比べ簡素な書類です。
代表者事項証明書の利用シーン
代表者事項証明書は会社の代表者の代表権を証明する為に使用します。
訴訟や契約などの手続きの際に会社代表者の資格証明書の提出を求められた場合、法務局より取得し提出します。
代表者事項証明書自体には使用期限はありませんが、通常は「3ヶ月以内に取得したもの」など提出先に指定されることが多いですので、提出の際には最新の代表者事項証明書を取得した方が無難でしょう。
代表者事項証明書の取得方法
代表者事項証明書は以下の方法で取得することができます。
- 法務局
- オンライン請求
- 郵送請求
法務局
登記事項証明書は、基本的にどこの法務局でも取得することができます。
登記事項証明書を請求する方法は2つあり、交付申請書に必要事項を記載してから法務局窓口に提出する方法と証明書発行請求機を使う方法です。
窓口で取得する場合は、登記事項証明書交付申請書に必要事項を記載して手数料と一緒に提出します。
証明書発行請求機による請求は、証明書発行請求機に必要な情報を入力してください。
整理番号が記載された整理票が出てくるので、手数料と一緒に提出します。
法務局に出向くのは大変だと感じるかもしれませんが、他の方法よりもスピーディな点がメリットです。
オンライン請求
法務局に出向けない場合でも、オンライン請求であれば履歴事項全部証明書を取得することができます。
クレジットカードやネットバンキングで手数料を納付することで、コンビニや郵便局、法務局窓口で収入印紙を購入する手間も不要です。
オンライン請求には主に以下の2つがあります。
- Graffer 法人証明書請求
- 登記・供託オンライン申請システム
Graffer 法人証明書請求
Grafferというスタートアップが提供する「Graffer 法人証明書請求」は、代表者事項証明書等の法人の証明書をオンラインで取得できるサービスです。
法務局の窓口に行かなくても、会社の謄本をインターネットで請求するだけで取得できます。登記簿のPDFをダウンロードして閲覧することもできます。
365日24時間、休日でも申請が可能です。申請から2〜3営業日で手元に届くようです。手数料の支払いはクレジットカードで完結します。
現時点では最も気が利いていてかんたんで手間の少ない取得方法と言えるでしょう。
登記・供託オンライン申請システム
パソコンのWebブラウザ上で、必要な事項を入力するだけで手続きができる「簡単証明書請求」が便利です。
登記・供託オンライン申請システムを利用できる時間は月曜日から金曜日までの8時30分から午後9時です。国民の祝日や休日、12月29日から1月3日までの年末年始は利用することができません。
オンライン請求では、指定した法務局の窓口で受け取ることができます。最寄りの法務局を指定して受け取りが可能です。
事前にオンライン請求しておくと、窓口での待ち時間が短縮されます。窓口で取得する場合は、業務時間内である17時15分までに出向かなければいけませんが、オンラインではそれよりも遅い21時まで受け付けています。
また、オンライン請求は、指定した送付先に郵送してもらうこともできます。到着まで2~3日はかかりますが、法務局に行く必要がありません。
手数料はネットバンキングから納付することができます。
郵送請求
代表者事項証明書は郵送で請求することもできます。交付申請書をダウンロードしてから、必要事項を記載、必要な分の収入印紙を貼り付けて法務局に送付します。
郵送請求するときに必要な書類は「登記事項証明書交付申請書」と印鑑カード、住所を記載した返信用封筒、600円分の収入印紙です。必ず返信用封筒にも必要な切手を貼ってください。
宛先の法務局に決まりはありません。日本どこでも請求可能です。
申請書には指定欄があるので、所定の収入印紙を貼り付けます。急いでいる場合は速達を利用してください。郵便事故のリスクを減らしたい場合には、書留、簡易書留を使うようにしましょう。
以下の表では、それぞれの申請方法について手数料と受付時間をまとめていますので、ご確認ください。
代表者事項証明書のまとめ
本記事では代表者事項証明書について、詳しく解説してきました。
- 代表者事項証明書とは、会社代表者の代表権の証明に特化した書類のこと。
- 代表者事項証明書は、法務局、オンライン請求、郵送のいずれかで発行できる。
似た書類に履歴事項全部証明書がありますが、これについての詳細については「履歴事項全部証明書とはなに？書類の発行方法や利用場面もあわせて解説！」をご参照ください。
