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領収書の書き方は、法人や個人事業主、会社員まで社会人なら知っておきたい事柄であると思います。また、領収書の役割や確定申告時の取り扱い方、保管期間となると、細かなルールに自信が持てない方も多いのではないでしょうか。
本記事は、領収書に関してよく耳にするテーマをまとめて解説しています。
領収書の役割
領収書は、金銭を支払った事実を証明する証憑書類の一つです。確定申告時には、支出を経費として計上するための証明書として用いられます。
領収書の役割は、取引における二重請求や過払い、経費に関する不正を防ぐことです。しかし、正確に記入されていないと、法的文書として無効になる場合があります。
領収書とレシートの違い
領収書と比較した際のレシートの特徴として、
- 宛名がない
- 手書きでない
- 社名の印鑑がない
などが挙げられますが、税法上では必要事項が記載していれば領収書とレシートには違いがありません。そのため、レシートであっても経費精算の証憑にすることは可能です。
しかし、消費税法の一部控除を受けるには、宛名がない領収書（≒レシート）は原則認められません。
領収書とレシートの違いについては「領収書とレシートの違いとは？レシートは経費にできるか解説」で詳しく解説しています。
領収書の手書きの仕方
領収書の手書きが必要な項目は次の6つです。
- 日付
- 宛名
- 但し書き
- 金額
- 発行者情報
- 収入印紙
この中でも、宛名と但し書きに関しては、宛名は「上様」、但し書きは「お品代」などと省略して書かれることが多いです。しかし、正式には具体的な内容を記入しないと、経費の証明書として認められない場合がある重要な項目です。
宛名
宛名には領収書を受け取る人の会社名や個人名を記入します。
宛名を記入する際のポイントは、次の4つです。
- 前株・後株を確認する
- 「株式会社」は（株）と略さない
- 表記が不明な場合は名刺や公式サイトで確認する
- 記入後には受取人に確認をしてもらう
領収書の宛名に関しては「領収書は宛名なしでも大丈夫？宛名に関する決まりを解説」で詳しく解説しています。
但し書き
但し書きは代金を受け取った商品やサービスを明確にするための項目です。
但し書きを記入する際のポイントは、次の3つです。
- 原則として「お品代」は使用しない
- 領収書の発行者が記入する
- 複数商品がある場合は代表的なものを記入する
領収書の但し書き項目に関しては「領収書の但し書き項目を一覧で紹介！記入の際に注意すべきポイントとは？」で詳しく解説しています。
また手書きの領収書は、内容変更などのリスクがあるものの、書き方に注意することで不正を未然に防ぐことができます。
手書き領収書の書き方については「手書き領収書の書き方は？手書きする手順を細かく解説」で詳しく解説しています。
確定申告における領収書の取り扱い方
確定申告においては次の2つに注意が必要です。
- 領収書を経費精算するときのチェックポイント
- 確定申告で領収書が見つからない場合
領収書を経費精算するときのチェックポイント
確定申告時に経費として精算する場合は、次の6点を確認しましょう。
- 宛名
- 発行者住所氏名
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 収入印紙
確定申告時に領収書の記載事項に不備がないか確認することで、しっかりと税務調査の対策ができます。
確定申告に必要な領収書にてついては「確定申告に必要な領収書とは？領収書の取り扱い方を解説。」で詳しく解説しています。
確定申告で領収書が見つからない場合
領収書以外で経費にする方法は次の2つがあります。
- 代わりの書類を証憑にする
- 出金伝票を起票する
領収書以外で代わりの証憑となる明細は次のようなものが挙げられます。
- レシート
- ATMの振込明細
- クレジットカードの利用明細
- 交通系ICカードの利用履歴
- ネット通販の確認メール
- ご祝儀袋の表書きコピー・香典返しの挨拶状など
基本的に領収書がある状態が一番望ましいものの、領収書がなくても経費にする方法はいくつかあります。とはいえ、日頃からしっかりとした領収書の保管を心がけ、領収書を紛失しないようにしましょう。
領収書以外で経費にする方法については「確定申告時に領収書がなくても大丈夫？領収書以外で経費にする方法とは。」で解説しています。
領収書の保管期間・保管方法
領収書の保管期間は、
- 法人
- 個人事業主
のどちらかによって異なります。
個人事業主（青色申告）：7年間（前々年の所得が300万円以下の場合は5年間）
個人事業主（白色申告）：5年間
また、領収書の保管方法は、
- 紙で保管する場合
- 電子データで保管する場合
の2通りがありました。
上記の通り、法人・個人事業主いずれにしても数年間の保管が義務付けられており、膨大な量の領収書を保管することになります。そのため、自分に合った方法で領収書を管理することが必要です。
領収書の保管期間や保管方法については「領収書の保管はどうすれば？保管期間や保管方法について解説！」で詳しく解説しています。
領収書の書き方に関するまとめ
本記事では領収書に関してよく耳にするテーマをまとめました。
領収書は、発行してから保管するまで様々なルールがあり、正しい知識の下に管理をしていくことが大切です。
領収書に関する疑問点があるときは、今回のまとめ記事を参考になさって下さい。
